قراردادهایی که به صورت فهرست بهایی تنظیم می‌شوند در کل نوعی از قراردادهای بهای واحد هستند. به عبارت دیگر تنظیم صورت وضعیت تمامی قراردادهای بهای واحد، کما بیش شبیه به صورت وضعیت فهرست بهایی تنظیم می‌شود.
برای تهیه این نوع صورت وضعیتها در ابتدا باید ریز مقادیر عملیات انجام شده اندازه‌گیری شود. این ریز مقادیر ریز متره نیز گفته می‌شود. در تنظیم ریز متره چندین نکته باید رعایت شود. ریز متره همواره باید قابل کنترل باشد. در ریز متره هیچ عدد یا مقداری نباید بدون مرجع نوشته شود. برای تنظیم ریز متره باید تا حد امکان عملیات اجرایی را تفکیک نمود و ریزترین بخش عملیات انجام شده نیز لیست شود.
تهیه صورت جلسه دومین مرحله از تنظیم صورت وضعیت است. پس از انجام و تکمیل هر قسمت از کار باید عملیات انجام شده طی صورتجلسه‌ی به تایید ناظر برسد. برخی از صورت جلسات نیز باید در حین اجرای عملیات و بر اساس نقشه های اجرایی، مشخصات فنی عمومی، مشخصات فنی خصوصی و دستور کارها تهیه شوند.صورت جلسه باید شامل حداقل اطلاعات زیر باشد.
– نام کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان و شماره و تاریخ صور تجلسه.
– ذکر دلایل و توجیهات فنی لازم برای اجرای کار موضوع صور تجلسه.
– ارایه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزییات کامل و بیان مشخصات فنی کار.
– متره نمودن کار و محاسبه مقادیر و احجام عملیات.
صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد. تمامی صورت جلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ابلاغ شود. صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما معتبر نبوده و قابل استناد نیست. ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما به منظور مستندسازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسوولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار نمی‌کاهد. تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفاً با مسوولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می‌تواند در زمان دیگر انجام شود. هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام شده ( در ارتباط با موضوع صورت جلسه) قبل از تنظیم و ابلاغ صورت جلسه مجاز نیست.
پس از تنظیم ریز متره و صورتجلسه انجام عملیات اجرایی باید خلاصه متره تهیه شود. در تهیه خلاصه متره با توجه به ردیف های موجود در فهرست بها، ردیف های ریز متره‌ای که مربوط به یک ردیف از فهرست بها هستند تجمیع شده و در توضیحات آن شماره صورتجلسه یا صورتجساتی که این ریزمتره ها در آن گنجانده شده است آورده می‌شود. بدین ترتیب هم کنترل مقادیر صورت وضعیت راحت تر خواهد شد هم و به راحتی می‌توان مقادیر را در صورتجلسات مربوطه کنترل نمود.
صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد. تمامی صورت جلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ابلاغ شود. صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما معتبر نبوده و قابل استناد نیست. ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما به منظور مستندسازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسوولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار نمی‌کاهد. تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفاً با مسوولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می‌تواند در زمان دیگر انجام شود. هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام شده ( در ارتباط با موضوع صورت جلسه) قبل از تنظیم و ابلاغ صورت جلسه مجاز نیست.
پس از تنظیم ریز متره و صورتجلسه انجام عملیات اجرایی باید خلاصه متره تهیه شود. در تهیه خلاصه متره با توجه به ردیف های موجود در فهرست بها، ردیف های ریز متره‌ای که مربوط به یک ردیف از فهرست بها هستند تجمیع شده و در توضیحات آن شماره صورتجلسه یا صورتجساتی که این ریزمتره ها در آن گنجانده شده است آورده می‌شود. بدین ترتیب هم کنترل مقادیر صورت وضعیت راحت تر خواهد شد هم و به راحتی می‌توان مقادیر را در صورتجلسات مربوطه کنترل نمود.
امروزه معمولاً این صورت وضعیتها توسط نرم افزارها تهیه می‌شوند. در این نرم افزار ها باید ابتدا ریز متره وارد شود و در ورود ریزمتره نیز باید شماره صورتجلسات ذکر شود. این نرم افزارها قابلیت تهیه صورتجلسات را نیز دارند. در صورتی که اطلاعات با ترتیب مناسب در این نرم افزار ها وارد شود هم صورتجلسات و هم ریز متره ها و خلاصه متره ها به راحتی قابل استخراج خواهد بود. پس از وورد مقادیر و انتخاب ردیف های مناسب از فهرست بها برای این مقادیر، مقادیر فهرست بها قابل گزارش گیری است. تنظیم ضرایب پیمان مرحله بعدی تهیه صورت وضعیت است. برای آشنایی بیشتر در این مورد ضرایب فهرست بها را مطالعه نمایید.
مصالح پایکار نیز در صورت وضعیت آورده می‌شوند. مصالح پای کار، مصالحی است که برای اجرای آیتم ها، مورد نیاز باشد و به طرق مختلف در کار استفاده شود. ورود همه مصالح مورد نیاز پروژه به صورت یکجا امر معقولی نیست، این مصالح باید طبق برنامه زمانبندی اجرای کار به کارگاه وارد شوند. مصالح پای کار باید مطابق با مشخصات فنی کار باشد، و به طور مرتب به شکلی انبار شود که قابل اندازه‌گیری یا شمارش باشد. هنگام ورود مصالح به کارگاه، باید صورت جلسه ورود که در آن، نوع، مقدار و تاریخ ورود مشخص شده است، تنظیم شود. ورود اطلاعات مصالح پایکار در صورت وضعیت نیز با توجه به این صورتجلسات انجام می‌شود. بهای واحد مصالح پایکار از فصل مربوطه در فهرست بها آورده می‌شود و برای پرداخت این بها در 70 درصد ضرب می‌شود.
تجهیز کارگاه نیز قسمتی دیگر ازصورت وضعیت است. مبلغ تجهیز کارگاه به دو صورت درصدی از مبلغ کل و یا مقطوع در نظر گرفته می‌شود. در هرصورت ضرایب مربوط به قرارداد در مبلغ تجهیز کارگاه ضرب نمی‌شوند. اگر این مبلغ به صورت درصدی از مبلغ کل باشد، صرفاً درصدی از مبلغ کل بدون ضریب خواهد شد. مبلغ مقطوع تجهیز کارگاه نیز همواره مقطوع است و پس از اعمال ضرایب به مبلغ کل، با این مبلغ جمع خواهد شد. بخش حمل مواد و مصالح، کارهای دستمزدی و اقلام فاکتوری نیز قسمت‌های دیگر صورت وضعیت فهرست بهایی هستند.
معمولاً در یک صورت وضعیت باید بخش‌های زیر وجود داشته باشد.
- جلد
- خلاصه مالی کل
- خلاصه رشته
- خلاصه فصل
- خلاصه متره
- ریزه متره
- صورت مجالس
- دستور کارها
- فاکتورهای خرید در صورت نیاز
